Booking for Outlook

ما الذي يفعله البرنامج أمام الباب

برنامج IAdea Booking for Outlook هو برنامج لحجز الغرف مخصص لشاشات الغرف من IAdea. يربط تقويم Exchange الذي يستخدمه موظفوك بالشاشة الموجودة خارج كل غرفة اجتماعات، فيظهر جدول الغرفة في المكان الذي يحتاج إليه الناس فعلاً. يستطيع من يصل إلى الباب أن يتحقق من توفر الغرفة، أو أن يحجز فترة مدتها 30 دقيقة، أو أن يمدد الاجتماع الجاري، وكل ذلك من الشاشة.

بما أن الشاشة هي نقطة الحجز، لا يحتاج أحد إلى فتح حاسوب محمول أو البحث عن غرفة أو تثبيت تطبيق لإتمام الحجز. وبالنسبة للمؤسسات التي لديها غرف صغيرة كثيرة، يقلل ذلك من مشكلة شائعة، وهي حجز الغرفة في تقويم بينما يستخدمها شخص آخر.

فئتا Standard وPremium

تعرض الفئتان معلومات الحجز على الشاشة، ومنها اسم الاجتماع ووقته ومدته. وتستخدم الفئتان أيضاً مؤشر LED يعكس حالة الاجتماع، وتوفران عرضاً زمنياً لأجندة اليوم. والفرق بينهما يكمن في التحكم والهوية البصرية.

• Standard: معلومات الغرفة على الشاشة، ومؤشر LED، وعرض زمني للأجندة.
• Premium (يتطلب ترخيصاً): كل ما في Standard، إضافة إلى الحجز والتمديد والإلغاء من الشاشة، وإعدادات مخصصة لإدارة المساحات، والإعداد الموحد لعدة شاشات، والهوية المؤسسية بالشعار والخلفية.

اختر الفئة لكل غرفة على حدة. قد تكفي Standard للغرفة الصغيرة ذات الجدولة البسيطة، بينما تبرر غرفة مجلس الإدارة أو الطابق المشترك الذي يديره فريق المرافق عادةً اختيار Premium.

اجتماعات Teams وZoom على الشاشة نفسها

عند اعتماد Outlook تقويماً خلفياً، تظهر اجتماعات Microsoft Teams وZoom على الشاشة إلى جانب حجوزات Outlook العادية. وهذا مهم في قطر، حيث تستضيف غرفة اجتماعات في الدوحة نقاشات مع زملاء في أوروبا أو آسيا أو المنطقة. يرى الموظفون الغرفة واجتماعاتها الإلكترونية في مكان واحد بدلاً من التنقل بين الأدوات. أكد إعداد Outlook وExchange عند مرحلة عرض السعر حتى تُهيأ الشاشات بما يتوافق معه.

موقع البرنامج في قطر

يمكن لمكتب وزارة في المسيعيد تضم قاعات اجتماعات على عدة طوابق أن يستخدم فئة Premium، فيقرر المسؤولون ما إذا كان يُسمح للموظفين بالحجز أو الإلغاء من الشاشة، مع بقاء تقويم Outlook السجل الوحيد. ويمكن لمدرسة خاصة في السد تجهز فصولها وقاعات اجتماعاتها أن تستخدم الإعداد الموحد لإرسال تهيئة واحدة إلى كل شاشة في المبنى، فيبقى المظهر والقواعد متسقين. ويمكن لفندق في الخليج الغربي يضم قاعات مؤتمرات على عدة مستويات أن يسمح لفرق الفعاليات بتمديد الجلسة من الباب دون الاتصال بالاستقبال.

التخطيط لتركيب النظام

ابدأ بمسح موقعي مجاني. سيتحقق فريق سمارت رومز قطر من موضع كل شاشة بجانب غرفتها، ومن طريقة تغذيتها بالكهرباء والشبكة، ومن بيئة Exchange وOutlook التي ستعمل تقويماً خلفياً. حدد الفئة لكل غرفة، وأرسل القائمة مع طلب عرض السعر. تُصدر عروض الأسعار عادةً خلال يوم عمل واحد. ويمكن للجهات التي تطلب لعدة غرف أن تصدر أمر شراء (LPO) أو أن تتقدم بمناقصة حكومية، وأن تسدد بالتحويل المصرفي أو الشيك أو أمر الشراء. تشمل المنتجات ضمان الشركة المصنعة.

هل أنت جاهز لتخطيط غرفك؟ اطلب عرض سعر من سمارت رومز قطر، وأخبرنا بعدد الغرف والفئة التي تحتاجها لكل منها.